La dématérialisation des documents : véritable enjeu pour les entreprises

Un client appelle une société spécialisée dans le remplacement de pièces automobiles. Il a besoin d’une facture qui fait référence à un changement de pare-brise daté de 9 mois. Il est 18h15, l’agence va bientôt fermer. À 18h20, le client est content : il a reçu sa facture par courrier électronique. L’opération n’aura pris que 5 minutes !

La dématérialisation des documents représente un enjeu stratégique pour toutes les entreprises soucieuses de répondre aux attentes de leurs clients, partenaires et collaborateurs. Les effets positifs de la dématérialisation sont incontestables. La création de documents électroniques est désormais simple, efficace et rapide grâce aux outils logiciels actuels. Elle va permettre de simplifier la gestion des contraintes fiscales et réglementations légales des entreprises. Elle va supprimer les aléas de courriers et réduire considérablement les délais et coûts tout au long du cycle de vie des documents. La dématérialisation va également permettre de fournir une information professionnelle, plus personnalisée et adaptée aux clients, collaborateurs et partenaires. En effet, une communication professionnelle plus flexible va permettre de gagner la confiance des clients (grâce à la traçabilité, à l’archivage) et donc d’améliorer la rentabilité des entreprises.

Aujourd’hui, rares sont les entreprises qui ont adopté cette démarche : seulement 4 % des factures sont actuellement dématérialisées. Sachant que le coût d’une facture varie de 8 à 18 € en France et que plus de 1,5 milliard de factures interentreprises sont échangées, la dématérialisation constitue un moyen très efficace pour optimiser à grande échelle ses coûts de production. La dématérialisation dispose d’un bel avenir puisque 60 % des entreprises ont exprimé le souhait de dématérialiser leurs factures d’ici 2 ans.*

Des fichiers sécurisés, échangeables et standards

La transformation électronique des documents papier doit se faire sans perte d’information et surtout dans le souci constant de conserver la mise en page d’origine aussi bien pour la lecture électronique que lors de la réimpression des documents. Autre facteur important, il faut pouvoir conserver électroniquement les documents dans un système d’archivage, de manière à pouvoir les retrouver rapidement en cas de consultation ou de réédition.

Une fois archivés, les fichiers dématérialisés doivent aussi apporter un gage de sécurité lors de la consultation. Les protections par mots de passe remplacent les coffres forts d’antan. Les formats de fichiers de type PDF, par exemple, répondent aussi au besoin impératif de lecture multi plateformes. Leur capacité intrinsèque d’indexation permet de les intégrer aisément dans un système d’information existant de type « GEIDE ».

Vos documents sont à votre image !

La dématérialisation des documents est aussi une étape clé pour refondre et améliorer l’image d’une entreprise. En effet, bien souvent, la seule image extérieure diffusée par une société et que retiendront les clients, apparaît dans ses documents administratifs et commerciaux (factures, bon de commandes ou autres). Les sociétés peuvent consacrer des sommes importantes dans des campagnes de communication mais les clients ne les verront peut être jamais.
Par ailleurs, les pré-imprimés et les imprimantes avec fond de page peuvent contribuer à améliorer son image, mais entraînent des dépenses financières lourdes.
Les documents issus de spools AS400 sont souvent archaïques. Il faut leur donner un aspect professionnel moderne. Les utilisateurs ont donc besoin d’outils permettant non seulement de traiter dynamiquement les données (mapping) mais aussi d’ajouter, en quelques clics, couleurs, images, logos, polices de caractères, bordures, code-barres, effets de transparence, etc. qui s’adapteront automatiquement aux contenus des spools. Ils peuvent ainsi créer des documents (PDF, TIFF…) qui reflètent l’image de l’entreprise tout en étant conformes aux standards de l’industrie.

Des outils légers, autonomes, robustes et WYSIWIG

Compte tenu de la masse de données à dématérialiser, les utilisateurs exigent le plus souvent des applications simples, légères et rapides à mettre en œuvre, sans modification de l’existant. La réalisation de masques, grâce au mapping, combinée à des processus d’automatisation, permet de dématérialiser de façon transparente et pérenne tous les documents. Autant que possible, ces outils ne doivent pas dépendre de logiciels tiers. Bien entendu, l’interface doit être totalement WYSIWIG ce qui donne la possibilité de visualiser en temps réel le résultat de la transformation.

Mise à disposition instantanée, archivage et indexation optimale

Une fois les factures ou autres fichiers réalisés, il devient nécessaire de les fournir en temps réel à leurs destinataires. Cependant, l’entreprise a aussi besoin de conserver l’ensemble de ses documents administratifs pour consultation ultérieure.
La manière de rééditer et d’archiver des documents est déterminante dans la gestion d’une entreprise. Le choix d’une solution opérationnelle ergonomique et simple d’utilisation est donc primordial. Pour l’archivage, l’idéal est une solution web permettant de stocker et retrouver tous types de documents dans un environnement sécurisé. Un archivage automatique de fichiers PDF en fonction de mots-clés permet ensuite la sauvegarde et l’indexation. Ce processus pouvant être automatisé, aucune intervention humaine n’est nécessaire, ce qui assure un archivage efficace et des recherches bien plus rapides.

*Étude BVA et ENSAE

Vianney Ruy
Chef de Produit Output Management Symtrax
www.symtrax.fr

Symtrax est une société internationale qui développe et distribue des logiciels de Reporting et d'Output management. Avec le souci constant de fournir des logiciels conviviaux et faciles de prise en main, Symtrax permet aux entreprises de créer des rapports de qualité professionnelle pour un décisionnel plus efficace.