S’engager dans l’écrit électronique et l’archivage légal, une évolution indispensable pour les PME-PMI

L’écrit électronique et l’archivage légal s’imposent aujourd’hui à l’ensemble des entreprises. Des milliers de petites sociétés travaillent pour de grosses entreprises qui sont déjà passées à l’écrit électronique. Mais les petites et moyennes entreprises sont souvent désarmées à cause du manque d’informations et des difficultés à rompre avec les habitudes. Alors qu’elles sont déjà entrées dans l’ère de l’immatériel avec les courriers électroniques, le Web et les formulaires officiels en ligne, elles n’osent pas s’affranchir définitivement de la dépendance envers le papier. Alors même que la loi les y autorise.

LImprimer et archiver des documents comptables dans un placard, c’est d’un autre âge. Révolue aussi l’époque de la recherche fastidieuse de documents sur papier qui se traduit par une perte de temps donc de productivité. À l’aube du 3e millénaire, rapidité et efficacité s’imposent pour toute entreprise, quelle soit sa taille.

Une chaîne de confiance solide
Le principe de la chaîne de confiance électronique est essentiel. Le premier élément en est l’authentification forte des acteurs de l’échange électronique. C’est l’utilisation comme outil d’authentification du certificat électronique, communément appelé signature électronique. C’est l’équivalent électronique d’une signature manuscrite : elle permet l’authentification par le destinataire de l’émetteur du document. Elle garantit l’intégrité du document reçu et permet aussi la confidentialité. La notion du certificat numérique est comparable à la signature sur papier mais il comporte aussi la signature du tiers certificateur validé comme tiers de confiance par l’organisme d’État adéquat.

Le deuxième élément est le formulaire électronique. C’est un document qui se présente le plus souvent sous la forme d’une page Web et qui contient des champs de saisie permettant d’entrer des informations qui seront envoyées au serveur.

Le troisième élément est l’archivage électronique. Plutôt que d’envisager une solution interne, chère, figée et dont la responsabilité technique incombe à l’entreprise, le chef d’entreprise a intérêt à s’appuyer sur un tiers de confiance pour son archivage. Son prestataire lui garantit la fiabilité du système et le respect des normes et décrets : il dispose donc d’un stockage efficace tout en gardant la propriété de ses archives.


Des spécialistes pour les PME/PMI
Il existe des spécialistes de la chaîne de confiance pour les PME-PMI : ce sont les garants techniques de la pérennité et de l’intégrité du document numérique. Ils proposent leur savoir-faire à ceux qui n’ont pas les moyens financiers de s’équiper. En outre, ils suivent de près l’évolution continuelle de la technologie et proposent à tout moment les solutions les plus adaptées.

Jean Claude Monnier
Directeur R & D d’AZZARIUS
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